La gestion efficace des emails est devenue essentielle pour maintenir la productivité et la sécurité de votre entreprise. L’une des principales préoccupations liées aux emails est la présence de spams, ces emails non sollicités qui peuvent encombrer votre boîte de réception et compromettre la sécurité de vos données. Voici dix bonnes pratiques à suivre pour éviter les spams dans votre boîte mail d’entreprise :
1. Utilisez un anti-spam :
Investissez dans des solutions anti-spam avancées pour bloquer les emails non sollicités avant qu’ils n’atteignent les boîtes de réception des employés. Grâce à des technologies plus avancées, ces outils pourront analyser les mails selon des critères prédéfinis. (Expéditeur, mots-clés, contenus des mails, objet, langage utilisé, etc.)
2. Configurez des règles de filtrage :
Utilisez les fonctionnalités de filtrage disponibles dans votre client de messagerie pour déplacer automatiquement les emails suspects vers des dossiers de quarantaine ou de spam. Généralement, les messageries effectuent un tri par défaut et vous proposent de choisir le niveau de protection qui vous convient. Il est également possible de marquer certains expéditeurs comme indésirables s’ils parviennent à passer le filtre.
3. Mises à jour de votre logiciel de messagerie :
Assurez-vous que votre logiciel de messagerie soit toujours à jour pour bénéficier des dernières protections contre les spams.
4. Ne communiquez pas votre adresse email en clair :
Évitez de publier votre adresse email sur les réseaux sociaux ou internet pour limiter sa visibilité aux robots spammeurs.
5. Évitez les abonnements et les formulaires en lignes :
Les abonnements et formulaires en ligne permettent aux entreprises de construire un listing de contacts qualifiés. Ces contacts peuvent ensuite être réutilisés pour envoyer des courriels de communication commerciale (qui représentent la majorité des spams), ou des newsletters.
Par conséquent, limitez les abonnements aux newsletters et désinscrivez-vous ou désabonnez-vous des emails non sollicités pour réduire les risques de spams, (sollicitations commerciales, lettres d’information, offres promotionnelles, etc.) afin de faire valoir votre droit au retrait du consentement.
6. Utilisez différentes adresses emails :
Limitez l’exposition des adresses emails professionnelles en utilisant des alias ou des adresses emails temporaires pour les sites marchands ou les réseaux sociaux. Préservez ainsi votre boite email principale, et vous vous assurez que vos communications ne sont pas noyées sous les messages indésirables.
7. Soyez vigilant face aux emails d’expéditeurs inconnus :
Méfiez-vous des e-mails provenant d’expéditeurs inconnus et ne cliquez pas sur les liens suspects ou pièces jointes que vous n’avez pas sollicité.
8. Ne répondez pas aux spams :
Ne répondez jamais aux emails de spams, car cela confirmerait aux spammeurs que votre adresse e-mail est active.
9. Sensibilisez vos équipes aux emails indésirables :
Sensibilisez vos collaborateurs aux risques liés aux spams et formez-les à reconnaître les e-mails suspects. Certaines caractéristiques permettent de déceler rapidement les adresses suspectes ou les contenus malveillants. Si vous souhaitez tester vos équipes, il est possible de leur faire réaliser des tests anti-phishing, afin de les aider à identifier les messages frauduleux. Vous pouvez également réaliser des campagnes anti-hameçonnage en envoyant de faux spams à vos collaborateurs, qui recevront un message de prévention s’ils cliquent sur le lien présent dans l’email.
10. Déposez plainte :
Si vous avez demandé à ne plus être sollicité par une entreprise, mais que vous continuez à recevoir pleins d’emails, déposez plainte auprès de la CNIL.
En suivant ces 10 bonnes pratiques, vous pourrez réduire efficacement le risque de spams dans votre boîte mail professionnelle et garantir la sécurité de vos communications en ligne. N’oubliez pas que la vigilance et la prévention sont essentielles pour protéger votre entreprise contre les menaces en ligne.